Datenschutz auf der Website: Passt deine Datenschutzerklärung noch zu deiner Website?

Datenschutz und die EU: Das ist so ein Thema, bei dem die Meinungen schnell auseinandergehen.

Für die einen sind die europäischen Datenschutzregeln ein wichtiger Schutz persönlicher Daten. Andere Unternehmer sehen vor allem zusätzliche Arbeit, Cookie-Banner, Einwilligungen und immer neue Anforderungen.

Ich kann beide Seiten verstehen. Auch ich finde manche Vorgaben unnötig kompliziert und manches vielleicht etwas zu viel des Guten.

Für deine Unternehmenswebsite hilft diese Diskussion allerdings wenig. Die Regeln sind da. Viel wichtiger ist deshalb eine andere Frage:

Passt der Datenschutz auf deiner Website eigentlich noch zu deiner Website?

Denn eine Datenschutzerklärung wird häufig beim Start einer Website erstellt. Die Website selbst bleibt danach aber selten unverändert. Ein Kontaktformular kommt hinzu. Ein Analyse-Tool wird eingebunden. Google Maps, YouTube oder andere externe Dienste werden ergänzt. Plugins werden ausgetauscht. Vielleicht kommen später ein Newsletter, ein Bewerbungsformular oder eine neue Tracking-Lösung dazu.

Genau hier kann ein Problem entstehen: Die Datenschutzerklärung sieht noch genauso aus wie am ersten Tag, während die Website technisch längst eine andere geworden ist.

Eine Datenschutzerklärung ist mehr als eine Pflichtseite

Nach der Datenschutz-Grundverordnung müssen Nutzer unter anderem darüber informiert werden, wer für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich ist, zu welchen Zwecken Daten verarbeitet werden und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht. Je nach Verarbeitung sind weitere Informationen erforderlich.

Deshalb reicht es nicht, einfach irgendeinen Datenschutztext auf der Website zu haben. Die Informationen müssen zu den tatsächlichen Datenverarbeitungen passen.

Das klingt selbstverständlich. Im Alltag wird eine Website aber häufig Stück für Stück weiterentwickelt. Und mit einer neuen Funktion oder einem neuen externen Dienst kann sich auch beim Datenschutz etwas ändern.

Genau deshalb lohnt sich die Frage: Wann wurde deine Datenschutzerklärung eigentlich zuletzt zusammen mit deiner Website überprüft?

Der Cookie-Banner allein löst das Problem nicht

Ein Cookie- oder Consent-Banner ist nur ein Teil des Ganzen.

Beim Speichern von Informationen auf dem Endgerät eines Nutzers oder beim Zugriff auf bereits dort gespeicherte Informationen ist grundsätzlich eine Einwilligung erforderlich. Es gibt allerdings Ausnahmen, beispielsweise für technisch unbedingt erforderliche Vorgänge.

Entscheidend ist deshalb nicht allein, ob deine Website einen Cookie-Banner besitzt. Entscheidend ist auch, was technisch tatsächlich passiert.

Einwilligungspflichtige Dienste sollten nicht einfach bereits geladen werden, bevor der Nutzer seine entsprechende Einwilligung gegeben hat. Ein schick gestalteter Banner ist deshalb noch kein Beleg dafür, dass dahinter alles richtig konfiguriert ist.

Datenschutzerklärung, Consent-Lösung und die tatsächliche technische Umsetzung müssen zusammenpassen.

Was hat sich auf deiner Website verändert?

Du musst dafür nicht selbst zum Datenschutzexperten werden. Ein paar Fragen geben aber einen guten ersten Eindruck:

• Wann wurden deine Datenschutzerklärung und deine Website zuletzt gemeinsam geprüft?
• Welche neuen Dienste oder Funktionen sind seitdem hinzugekommen?
• Nutzt du inzwischen andere Formulare, Analyse- oder Tracking-Lösungen?
• Hast du Google Maps, Videos, Newsletter-Funktionen oder andere externe Dienste eingebunden?
• Passt deine Consent-Lösung noch zu den tatsächlich eingesetzten Diensten?
• Wurden Plugins oder technische Lösungen ausgetauscht?

Wenn du bei mehreren Punkten keine sichere Antwort geben kannst, ist das ein guter Anlass, genauer hinzuschauen.

Besonders sinnvoll ist eine solche Prüfung nach einem Relaunch oder nach größeren Änderungen an einer bestehenden Website.

Datenschutz gehört schon ins Website-Projekt

Für mich gehört Datenschutz nicht zu den Dingen, um die man sich erst ganz am Ende eines Website-Projekts kümmert.

Wenn während der Entwicklung klar ist, welche Dienste, Formulare und externen Einbindungen eingesetzt werden, kann der Datenschutz darauf abgestimmt werden. Das macht die Sache auch für den Unternehmer nachvollziehbarer.

Genau deshalb arbeite ich im Bereich Datenschutz mit Frick Data Security zusammen.

Die Aufgaben sind klar getrennt: Ich kümmere mich mit Diebel Media um die Website und die technische Umsetzung. Frick Data Security übernimmt den Datenschutzbereich und erstellt die notwendigen Datenschutzinformationen passend zur jeweiligen Website. Anschließend sorge ich dafür, dass die erforderlichen Inhalte und technischen Einstellungen auf der Website eingebunden werden.

Diebel Media und Frick Data Security sind dabei zwei eigenständige Unternehmen, die in diesem Bereich miteinander kooperieren.

Und wo beginnt die Rechtsberatung?

Auch diese Grenze gehört für mich zu einer vernünftigen Zusammenarbeit dazu.

Diebel Media bietet keine Rechtsberatung. Auch eine datenschutzfachliche Betreuung ersetzt keine individuelle anwaltliche Beratung, wenn ein besonderer Fall eine konkrete juristische Bewertung erfordert.

Dann gehört diese Frage zu einem entsprechend spezialisierten Rechtsanwalt.

Das bedeutet aber nicht, dass Datenschutz bei einer normalen Unternehmenswebsite einfach dem Kunden überlassen bleibt. Im Gegenteil: Die Zuständigkeiten sind klar verteilt. Datenschutz und technische Umsetzung können gemeinsam betrachtet werden. Und wenn ein juristischer Sonderfall vorliegt, ist ebenso klar, wo eine zusätzliche rechtliche Beratung notwendig wird.

Datenschutz ist keine einmalige Prüfung

Selbst eine heute sauber aufgesetzte Website bleibt nicht automatisch dauerhaft auf diesem Stand.

Websites verändern sich. Plugins erhalten Updates. Funktionen kommen hinzu oder werden ersetzt. Externe Dienste können sich verändern. Und manchmal ist nach ein paar Monaten kaum noch präsent, was seit dem ursprünglichen Website-Start alles angepasst wurde.

Deshalb biete ich in Kooperation mit Frick Data Security auch eine vierteljährliche Überprüfung von Rechtstexten und Technik an.

Dabei wird regelmäßig geprüft, ob die Datenschutzerklärung und die technische Umsetzung noch zur aktuellen Website passen.

Auf Wunsch lässt sich diese laufende Datenschutzprüfung mit meiner technischen Website-Wartung kombinieren. So werden zwei Bereiche regelmäßig betrachtet: die technische Pflege der Website durch Diebel Media und die datenschutzfachliche Prüfung durch Frick Data Security.

Damit wird Datenschutz nicht erst wieder zum Thema, wenn irgendwann zufällig auffällt, dass etwas nicht mehr zusammenpasst.

Wann hast du zuletzt nachgesehen?

Vielleicht ist deine Website beim Datenschutz bereits gut aufgestellt. Vielleicht hat sich seit der letzten Prüfung aber auch einiges verändert.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht:

Hat meine Website eine Datenschutzerklärung?

Sondern:

Beschreibt diese Datenschutzerklärung noch die Website, die heute tatsächlich online ist?

Kostenlose Überprüfung deiner Website und Datenschutzerklärung

Wenn du darauf keine sichere Antwort hast, kannst du das überprüfen lassen.

In Kooperation mit Frick Data Security biete ich dir eine kostenlose Überprüfung deiner Datenschutzerklärung und deiner Website an. Dabei schauen wir, ob beides zusammenpasst und ob Punkte auffallen, bei denen Handlungsbedarf besteht.

Anschließend klären wir, ob Anpassungen notwendig sind und welche nächsten Schritte sinnvoll sind.

Du möchtest deine Website und Datenschutzerklärung kostenlos überprüfen lassen? Dann melde dich bei mir.